Posez la question à dix propriétaires d'écoles de conduite et vous obtiendrez trois réponses différentes : « sept ans », « je garde tout, on ne sait jamais », et « honnêtement, je ne sais pas ».
La troisième réponse est la plus honnête. La deuxième est la plus répandue — et c'est celle qui vous expose le plus.
Voici la règle, ce qu'elle implique réellement au quotidien, et le calcul que vous pouvez faire dès maintenant sur vos propres dossiers.
La règle courte
Sept ans après la fin du contrat de service de l'élève.
C'est le délai que vous devez pouvoir tenir. Un dossier plus récent que ça doit rester accessible, présentable, vérifiable.
Mais s'arrêter là, c'est manquer la moitié du problème.
Les deux obligations qui tirent en sens inverse
La conservation des dossiers n'est pas régie par une seule règle. Elle est prise entre deux exigences qui poussent dans des directions opposées.
D'un côté, la SAAQ. Une école reconnue doit pouvoir démontrer, longtemps après le passage d'un élève, que la formation a bien eu lieu comme prévu. C'est précisément ce qui rend une inspection possible. Sans dossier, vous n'avez aucun moyen de prouver quoi que ce soit — et l'absence de preuve, lors d'une inspection, se traite comme une absence de conformité.
De l'autre, la Loi 25. La loi québécoise sur la protection des renseignements personnels pose le principe inverse : on ne conserve pas des renseignements personnels plus longtemps que nécessaire à la fin pour laquelle ils ont été recueillis.
Les deux sont vraies simultanément. Elles ne se contredisent pas : elles définissent une fenêtre.
Avant sept ans, vous devez conserver. Après sept ans, conserver devient un risque plutôt qu'une précaution.
C'est ce deuxième bord de la fenêtre que presque personne n'applique. Le réflexe naturel est d'archiver indéfiniment, parce que supprimer fait peur. Mais un dossier que vous n'avez plus l'obligation ni la raison de détenir reste, lui, un renseignement personnel à part entière : à protéger, à déclarer en cas d'incident de confidentialité, à retrouver et à supprimer si l'ancien élève en fait la demande.
Autrement dit, chaque dossier périmé que vous gardez « au cas où » est une petite dette de conformité qui ne rapporte rien.
Le point de départ : la fin du contrat, pas le dernier cours
C'est la subtilité qui fait dérailler la plupart des calculs.
Le compte à rebours ne démarre pas à l'inscription. Il ne démarre pas non plus au dernier cours suivi. Il démarre à la fin du contrat de service.
La distinction paraît théorique jusqu'à ce que vous pensiez au cas le plus fréquent dans une école de conduite : l'élève qui abandonne.
Quelqu'un s'inscrit, suit la phase 1, obtient son permis d'apprenti, fait trois sorties — puis disparaît. Il ne revient pas, ne répond plus, ne demande pas de remboursement. Deux ans plus tard, son dossier est toujours là.
Quelle date utilisez-vous? Pas celle de la dernière sortie. Celle où le contrat prend fin selon ses propres termes.
Et c'est là qu'apparaît un problème beaucoup plus courant qu'on ne l'imagine : beaucoup de dossiers n'ont pas de date de fin de contrat enregistrée. Pas parce que l'école est négligente, mais parce que personne n'a jamais eu besoin de la saisir quelque part.
Un dossier sans date de fin de contrat est dans un état indéterminé permanent. Vous ne pouvez pas calculer son échéance, donc vous ne pouvez jamais savoir s'il est supprimable. Il restera là indéfiniment, par défaut plutôt que par décision.
Si vous ne deviez retenir qu'une action de cet article : vérifiez combien de vos dossiers archivés ont une date de fin de contrat. C'est le trou qui empêche tous les autres calculs.
Calculez votre date limite
Entrez la date de fin du contrat d'un élève pour obtenir sa date limite de conservation et son statut actuel.
Le calcul se fait entièrement dans votre navigateur. La date saisie n'est envoyée nulle part.
Le calcul reproduit exactement la logique appliquée dans PESR Centre de contrôle : sept ans à partir de la fin du contrat, avec une alerte lorsque l'échéance tombe dans les douze prochains mois.
« Conserver » ne veut pas dire « stocker les documents »
Voici la distinction qui change le plus les choses, et elle est mal comprise presque partout.
Ce qu'une inspection cherche à établir, c'est que la formation s'est déroulée correctement : que le contrat existait, que le permis d'apprenti était valide au bon moment, que les consentements requis ont été obtenus, que les séances ont eu lieu.
Ça ne veut pas dire qu'un logiciel — ou vous — devez détenir une copie numérique de chaque document.
Il existe deux façons de répondre à la même exigence :
Le coffre-fort. Vous numérisez et stockez tout : contrats signés, permis, consentements parentaux, preuves de paiement. Vous avez tout sous la main. Vous avez aussi constitué, sans le vouloir, une cible : une seule fuite expose des centaines de pièces d'identité de mineurs.
Le registre de preuves. Vous notez, pour chaque preuve requise : si elle existe, où elle est conservée (« classeur A, dossier 2026-014 »), qui l'a vérifiée et à quelle date. Le document original reste chez vous, dans le classeur ou le système que vous utilisez déjà.
Les deux répondent à l'inspecteur. Un seul crée un risque de fuite majeur.
La logique tient en une phrase : ce que vous ne stockez pas ne peut pas fuir. Et sous la Loi 25, la meilleure façon de protéger un renseignement personnel reste de ne pas le détenir du tout.
Le piège des sauvegardes
Un point presque toujours oublié, y compris par des logiciels qui font par ailleurs bien les choses.
Vous supprimez aujourd'hui le dossier d'un ancien élève, à sa demande. Le dossier disparaît de votre système. Sauf que vos sauvegardes chiffrées des trente derniers jours, elles, le contiennent toujours.
La donnée existe donc encore — jusqu'à ce que ces sauvegardes soient à leur tour périmées et détruites par rotation.
Ce n'est pas un manquement, à condition de le savoir et de le dire. Une réponse honnête à une demande de suppression ressemble à ceci :
Vos données ont été supprimées de notre système actif le [date]. Elles subsisteront dans nos sauvegardes chiffrées jusqu'au [date + durée de rétention des sauvegardes], après quoi elles disparaîtront définitivement.
Ce qui serait un manquement, c'est de répondre « c'est supprimé » alors que ce n'est vrai qu'à moitié.
Ce que vous pouvez faire cette semaine
Trois actions concrètes, par ordre d'utilité :
- Comptez vos dossiers archivés sans date de fin de contrat. C'est votre angle mort. Tant qu'il existe, aucune politique de conservation ne peut fonctionner.
- Identifiez les dossiers dépassant sept ans. Ce sont ceux dont la conservation ne vous protège plus — elle vous expose. Décidez-en le sort, consignez la décision.
- Regardez ce que vous stockez réellement. Chaque document numérisé que vous détenez sans obligation est un risque que vous portez gratuitement.
En résumé
- Sept ans, à partir de la fin du contrat de service, jamais du dernier cours.
- Un dossier sans date de fin de contrat est incalculable : c'est le premier trou à boucher.
- Passé sept ans, conserver devient une exposition, pas une sécurité.
- Un registre de preuves satisfait l'inspection aussi bien qu'un coffre de documents, et fuit infiniment moins.
- Les sauvegardes survivent à la suppression : dites-le plutôt que de l'ignorer.
Ce texte explique la logique générale telle que nous l'avons encodée dans notre propre produit. Pour votre situation précise — dossiers très anciens, contrats sans date de fin, cas de reprise après abandon — validez auprès de la SAAQ ou d'un conseiller qualifié.