Le scénario est tellement banal qu'on finit par ne plus le voir.
Un élève s'inscrit. Il complète la phase 1, obtient son permis d'apprenti, fait deux ou trois sorties. Puis il annule une séance. Puis une autre. Puis il ne répond plus aux messages.
Six mois passent. Un an. Son dossier est toujours là, ouvert, au milieu de vos élèves actifs.
Ce n'est pas un cas rare. Avec un programme de treize mois minimum, une école accumule mécaniquement ce genre de dossiers : plus la relation est longue, plus il y a d'occasions pour qu'elle s'interrompe. Une école qui suit 80 élèves en a presque certainement plusieurs.
Et c'est un problème beaucoup plus large qu'un simple encombrement de liste.
Pourquoi un dossier « en suspens » coûte quelque chose
Tant que le contrat n'est pas formellement clos, trois choses restent vraies en même temps :
Vous ne pouvez pas calculer votre obligation de conservation. L'obligation de conserver sept ans se compte à partir de la fin du contrat de service. Pas du dernier cours suivi. Si le contrat n'a jamais été clos, il n'a pas de date de fin — donc pas d'échéance calculable. Le dossier restera là indéfiniment, non pas parce que vous l'avez décidé, mais parce que rien ne déclenche jamais sa suppression.
Vous détenez des renseignements personnels sans base claire. Nom, date de naissance, adresse, numéro de permis d'apprenti, coordonnées d'un parent si l'élève est mineur. Sous la Loi 25, ces renseignements ne devraient pas être conservés plus longtemps que nécessaire. Un dossier abandonné depuis deux ans n'est plus « nécessaire » à grand-chose — mais il vous engage toujours.
Vos chiffres sont faux. Un élève inactif compté parmi vos élèves actifs fausse votre capacité réelle, votre suivi de progression, et vos statistiques de complétion. Vous prenez des décisions sur des nombres qui décrivent une réalité qui n'existe plus.
Le vrai problème : personne ne clôt un contrat que le client a abandonné
C'est là que se cache la mécanique du trou.
Une résiliation normale laisse une trace : le client demande, vous traitez, une date apparaît. Un abandon silencieux ne produit rien du tout. Il n'y a aucun événement, aucun formulaire, aucun geste à poser — donc rien n'est enregistré.
Le dossier n'est pas mal classé. Il est en attente d'une action que personne n'a de raison d'entreprendre.
C'est pourquoi ces dossiers ne se règlent jamais tout seuls, et pourquoi ils sont presque toujours découverts au pire moment : pendant une vérification, ou en essayant de comprendre pourquoi le nombre d'élèves actifs ne correspond à rien.
Ce qu'il faut faire, concrètement
L'objectif n'est pas de « supprimer » le dossier — ce serait faux et probablement contraire à votre obligation de conservation. L'objectif est de le clore, c'est-à-dire de lui donner une date de fin.
1. Décidez d'un seuil d'inactivité. Six mois sans séance et sans réponse est un point de départ raisonnable pour une formation qui s'étale sur treize mois. L'important n'est pas le chiffre exact, c'est qu'il existe et qu'il soit le même pour tout le monde.
2. Tentez un contact documenté. Un courriel ou un message, en gardant la trace de l'envoi. Ce n'est pas une formalité vide : c'est ce qui distingue une clôture appuyée sur une démarche d'une clôture unilatérale.
3. Clôturez le contrat avec une date explicite. C'est le geste central de toute l'opération. Cette date devient le point de départ de vos sept ans, et elle transforme un dossier indéterminé en dossier ordinaire, avec une échéance calculable.
4. Archivez plutôt que supprimer. Le dossier doit rester conservé et consultable pendant la période requise. Ce qui change, c'est son statut : il sort de vos élèves actifs, il n'apparaît plus dans vos suivis, et il est verrouillé contre les modifications ordinaires.
5. Consignez qui a pris la décision et quand. Une clôture est une décision administrative. Si on vous la questionne dans trois ans, la réponse doit exister ailleurs que dans votre souvenir.
Calculez l'échéance du dossier
Une fois la date de fin de contrat fixée, l'échéance devient calculable :
Le calcul se fait entièrement dans votre navigateur. La date saisie n'est envoyée nulle part.
C'est exactement ce que la clôture rend possible. Avant, cette case était vide, et le dossier ne pouvait avoir aucune date de sortie.
« En pause » et « abandonné » ne sont pas la même chose
La distinction mérite d'être posée clairement, parce que les traiter de la même façon est exactement ce qui amène une école à clore des dossiers qu'elle n'aurait pas dû clore.
Une pause est déclarée. L'élève vous dit qu'il arrête un moment — des examens, un déménagement, une question d'argent, une blessure. Il y a une intention de revenir, et souvent un horizon approximatif. Ce dossier doit rester ouvert, avec la pause et son motif consignés. Le clore serait une erreur, et froisserait un client qui a fait exactement ce qu'on lui demandait : prévenir.
Un abandon est silencieux. Aucun message, aucune réponse, aucune intention exprimée. Ce qui le distingue n'est pas le temps écoulé, c'est l'absence de signal.
La conséquence pratique : votre seuil d'inactivité ne devrait s'appliquer qu'à la seconde catégorie. Un élève qui vous a annoncé son retour en septembre n'est pas inactif au sens qui compte, même s'il n'a pas suivi de séance depuis quatre mois.
C'est aussi pour cette raison que la tentative de contact documentée n'est pas une formalité. C'est l'étape qui transforme une situation ambiguë en situation claire : soit l'élève répond, et vous savez dans quelle catégorie il se trouve, soit il ne répond pas, et ce silence est lui-même la réponse dont vous aviez besoin.
Consigner cette distinction ne coûte presque rien et évite la version la plus désagréable du problème : fermer le dossier de quelqu'un qui avait toujours prévu de revenir.
Et s'il revient?
Ça arrive, et c'est justement pourquoi « supprimer » n'est jamais la bonne réponse.
Un élève qui reprend après dix-huit mois pose une question légitime : qu'est-ce qui reste valide de son parcours antérieur? Les séances suivies existent. Le permis d'apprenti, lui, a peut-être expiré entre-temps — ce qui est très courant, puisque le programme dure plus d'un an.
Un dossier proprement archivé répond à ces questions. Un dossier supprimé oblige à tout recommencer, et un dossier laissé ouvert dans un état flou ne dit ni où il en était, ni pourquoi il s'est arrêté.
Ce qu'il faut retenir
- Un dossier abandonné n'est pas neutre : il bloque le calcul de conservation et vous fait détenir des données sans base claire.
- Le problème n'est pas la négligence, c'est qu'aucun événement ne déclenche la clôture d'un contrat que le client a laissé tomber.
- Le geste utile est de fixer une date de fin, pas de supprimer.
- Archiver, pas effacer : l'obligation de conservation continue de courir.
- Un seuil d'inactivité écrit, appliqué à tous, vaut mieux qu'une décision au cas par cas prise deux ans trop tard.
Pour les modalités précises de résiliation applicables à votre contrat type, référez-vous au contrat de service et, au besoin, à la SAAQ.